Guide: Leasing af aktiver i D365FO

D365FO Aktivleasing

Microsoft beskriver funktionaliteten i modulet ”Aktivleasing” som administration, sporing og automatisering af finansielle transaktioner for leasede aktiver.

Aktivleasing overholder de internationale regnskabsstandarder (IFRS 16) og US GAAP-standarder (ASC 842). Aktivleasing håndterer information omkring leasing og hjælper med at generere kladdeposteringer gennem hele leasingperioden fra start til slut af leasingaftalen. Aktivleasing er integreret med andre moduler i Dynamics 365 Finance, herunder anlægsaktiver, kreditor og finans.”

Modulet er en del af release 10.0.15 PU39.

Leasing termer

  • Startdato: Dette er datoen, hvor udlejeren gør aktivet klar til brug for lejeren. Udlejeren vurderer, hvordan lejen skal afregnes.
  • Leasing: Der udarbejdes en kontrakt, hvor den ene part, udlejeren, giver rettigheder til at bruge et bestemt aktiv i en bestemt periode til den anden part, lejeren, som betaler for overflytning af rettigheder til at bruge aktivet regelmæssigt.
  • Finansiel leasing: En aftale kaldes finansiel leasing når alle fordele og ulemper i forbindelse med ejerskabet af aktiver er overført fra udlejer til lejeren. Der er nogle ekstra kriterier, der bruges til at definere denne form for leasing, f.eks. nutidsværdi (NPV), hvor leasing prisen er mindst 90 % af aktivernes dagsværdi.
  • Operationel leasing: andre lejeaftaler end finansiel leasing
  • Dagsværdi: Værdien af et aktiv, hvis det skal sælges ud fra armslængdeprincippet mellem en uafhængig sælger og køber.
  • Interne rente (%): Den årlige % rente, der opkræves for at låne (eller investere), i form af en procentdel, der repræsenterer den faktuelle årlige omkostning forbundet med midler over en låneperiode. Dette inkluderer enhver betaling eller udgift, der er forbundet med transaktionen. Hvis renten er månedlig, må den årlige rente udregnes på baggrund af dette og bruges i leasingbeskrivelsen.
  • Slutbetaling: En leasing betaling, der betales af lejer ved udgang af en lejeaftale.
  • Startdato: Datoen, hvor udlejeren gør aktivet tilgængelig til brug for lejeren

IFRS 16 princip

Denne artikel beskriver kun en del af lejerens rolle i leasingaftalen. Ud fra forskellige kriterier, er en leasing defineret som en leje, hvor et aktiv og en form for ansvar er involveret. Bogføringen anvender forskellige finanskonti.

Aktivleasing – opsætning

1.      Aktiver – Aktivleasing funktionalitet

Modulet og funktionaliteten er først til rådighed når du har aktiveret det under Feature management.

Strukturen i modulet er den samme, som anvendes i andre moduler:

2.      Sikkerhedsroller

Microsoft har oprettet tre nye sikkerhedsroller, der hver især kan giver adgang til Aktivleasing.

  • Maintain Lease: Er bruger med denne rolle kan tilføje, redigere og se leasingaftaler. Denne rolle er særligt til daglige brugere, hvis opgaver inkluderer at danne månedlige kladdelinjer og tilføje nye leasingaftaler. Denne rolle giver adgang til alle leasingfunktionerne.
  • View lease: Brugere med denne rolle kan kun se leasingaftale-historik, planlægge og udskrive  rapporter. De kan ikke oprette nye aftaler, redigere eksisterende aftaler, eller oprette kladdelinjer med leasing.
  • Lease clerk: Brugere med denne rolle kan kun oprette nye leasingaftaler. De kan ikke redigere eller slette eksisterende aftaler, se aftaler eller oprette leasing journalposter.  

3.      Finanskonti til leasing transaktioner

Microsoft foreslår, at der oprettes separate konti til hver posteringstype, der anvendes til henholdsvis operationelle og finansielle leasingaftaler.  I et Contoso demo regnskab, som anvender kontoplanen ”Shared” , foreslår Microsoft at oprette følgende finanskonti:   

4.      Parametre for Aktivleasing  – Leasingopsætning

Forskellige kladder bruges til bogføring af forskellige leasing transaktioner. Kladderne vælges i formularen for Aktivleasing:

  • Kladdenavn til første indregning – type Aktivleasing: anvendes til at bogføre nutidsværdien af fremtidige leasingbetalinger
  • Faktura kladde navn – type Kreditorfaktura, registrering: anvendes til bogføring, leje og omkostningsbetaling når ”Betaling til kreditor” er sat til Ja i leasingbogen.  
  • Kladdenavn for månedlige posteringer – type Aktivleasing: bruges til at bogføre afskrivning, rente og kortsigtet re-klassificering fra langfristet til kortfristet gæld.

5.      Parametre for Aktivleasing – Finanskonti

Du konfigurerer alle bogføringstyper, du anvender til bogføring af forskellige leasingtransaktioner.

6.      Parametre for Aktivleasing – Nummerserier

7.      Leasingbøger

Du kan oprette forskellige leasingbøger til forskellige regnskabsprincipper for, hvordan en leasingaftale redegøres for eks. IFRS 16 og ACS 842. Bemærk, at leasingbøger skal oprettes før de kan vælges til en leasinggruppe.

8.      Leasing grupper

En leasing gruppe er nødvendig information på en leasingaftale, ligesom grupper i andre moduler

9.      Aktivleasing – enhed

Når du migrerer leasing aktiver ind i D365FO, skal der både anvendes dataenheder (entiteter), som anvendes til anden funktionalitet og entiteter kun bruges til Aktivleasing.

https://community.dynamics.com/365/b/webinars/posts/dynamics-365-finance-asset-leasing-master-data-migration

Assetleasing entiteterne var ikke tilgængelig i 10.0.15 PU39, men er tilgængelige i 10.0.18 PU42.

Eksempel

  • Intern rente: 0,643403% pr. måned (svarer til 8% pr. år)
  • Depositum: 20.000 USD
  • Betaling pr. måned 1.000 USD (36 måneder)
  • Slutbetaling: 12.000 USD
  • Ingen startomkostninger
  • Ingen moms

10.      Opret leasing

Gå til Aktivleasing > Leasinger > Leasingoversigt, for at oprette en ny aftale. Når jeg vælger feltet Nimmer på anlægsaktiv får jeg at vide at, “Asset depreciation, asset transactions and impairment need to be processed within the Fixed assets module. The relevant functions will be disabled in the Asset leasing module.”

11.      Opret en tidsplan

Når du har registreret information om leasingaktivet, kan du vælge den/de tilknyttede leasingbøger. Bøgerne indeholder forskellig information og menupunkter.

12. Betalingsplan

Når jeg vælger menupunktet ”Betalingsplan” kan jeg se og bekræfte den beregnede betalingsplan. Hvis betalingsplanen er som ønsket, vælges “Bekræft tidsplan”.

13.      Initial recognition

Når du har bekræftet betalingsplanen, bliver menupunktet ”Initial recognition” aktivt. Når jeg vælger dette menupunkt, opretter jeg en leasingkladde. Jeg vælger menupunktet “Leasingkladder for aktiv” for at åbne kladden. Da jeg valgte anlægsaktiver på leasingaftalen, vil den beregnede værdi af det anskaffede anlægsaktive blive bogført herpå. Jeg bogfører journalen.

14.      Finansiel leasing betaling

Jeg fortsætter og danner den første leasing betaling. Vælg betalingsmetode og opret en journal. Journalen med nummer 00651 er indsat på linjen.

Klik på hyperlinket 00651 eller gå til ”Leasingkladder for aktiv” for at se og bogføre kladden.

15.      Amortiseringstidsplan for forpligtelser

Vælg menupunktet “Amortiseringstidsplan for forpligtelser” fra leasingbogen for at oprette en kladde for den første periode. Kladdenummeret er indsat i kolonnen “Journal number”

Klik på hyperlink 00652 eller gå til ”Leasingkladder for aktiv” for at se kladden og bogføre det.

16.      Afskrivningstidsplan for aktiver

Menupunktet “Afskrivningstidsplan for aktiver” er ikke aktivt, da der er oprettet og valgt et anlægsaktiv i leasingbogen. Afskrivningsforslag for aktivet oprettes i anlægsaktivmodulet.

På anlægsaktivet er der information om anskaffelsessum, -dato og afskrivninger.

Opret et afskrivningsforslag og bogfør det.

Konklusion

På trods af min begrænsede viden om leasing, synes jeg, at modulet er både nemt at konfigurere og bruge, ligesom det også er omfattende og kompleks. Der er langt mere funktionalitet tilgængelig, end hvad jeg beskriver her i artiklen. Min overordnede konklusion er, at jeg anbefaler virksomheder, der anvender IFRS 16, til at bruge modulet i stedet for regneark. Jeg mener, at bogføringen er meget veldokumenteret og transparent når man bruger modulet.

Af: Sten Baumgarten – Functional Architect, Finance Lead

Tlf: 63 11 65 02

Mail: sba@cloud-agility.com

Kilde reference

Dynamics 365 Finans – Asset Leasing Tech Talk: https://www.youtube.com/watch?v=N2I8Qu4XF_g

Microsoft docs: Asset leasing home page – Finance | Dynamics 365 | Microsoft Docs